二级学院处室资料室，是学院图书资料系统的重要组成部分，同时也是二级学院处室开展学习和教学科研的重要的专业书刊阅览场所。为加强二级学院处室资料室的管理，在保证为各二级学院处室教职工提供良好服务的同时，提高图书资料的使用效率，保证图书资料不流失，特制订本制度。

一、设立与体制

⒈二级学院处室资料室的设立。各二级学院处室可根据本系部处室教学、教研工作需要，向学院和图书馆提出设立资料室的申请，作为图书馆的二级藏书单位。

⒉学院图书馆将定期对二级学院处室资料室进行检查，核对图书资料。

⒊管理体制。二级学院处室资料室实行系部处室和图书馆双重领导，所属二级学院处室负责二级学院处室资料室的行政管理，图书馆负责二级学院处室资料室的业务管理。

⒋各二级学院处室资料室应设立一名专（兼）职管理员，并有一名系负责人或系办主任分管本二级学院处室资料室的工作。

二、服务对象
二级学院处室资料室的服务对象主要是本部门教职员工，确因工作需要，需外借时须经该资料室主管领导同意，并由管理员办理借还手续。

三、主要工作职责

⒈按照学院图书馆藏书建设的要求，做好本二级学院处室所需专业情报资料、中外文核心期刊、主要教学参考书、学生实习和毕业设计用书等所需用书意见的收集、整理，并上报图书馆。

⒉负责本二级学院处室资料室书、刊、报纸的阅览管理、外借管理以及图书资料的典藏管理。
 四、书刊、报纸的采（订）购管理
⒈各二级学院处室资料室所需订购的下一年度的期刊报纸由各二级学院处室在每年十月份提出订购计划交图书馆汇总，经学院主管领导审批后由图书馆统一订阅。二级学院处室资料室一般不得订阅与本二级学院处室专业无关的报纸、刊物，年订购报刊的种类视本二级学院处室学习及专业开设等情况确定。
 ⒉各二级学院处室资料室原则上只收藏与本系部处室所开设专业及课程相关的教材、教学参考书、学生实习与毕业设计用书及本年度专业期刊、报纸。其它通用类的书刊、报纸由图书馆统一订阅与馆藏。
 ⒊各二级学院处室所需专业用书（含音像资料等）由本二级学院处室资料室管理员定期征询本系部处室教师意见，汇总后交图书馆统一采购。同时图书馆将定期或不定期的提供各二级学院处室所开设专业的相关图书目录，以及从网上发布相关的书目信息，以供各二级学院处室选用。各二级学院处室选定所需图书后由图书馆汇总统一采购。
 ⒋为避免图书重复采购造成费用的浪费，原则上各二级学院处室不组织集中外购。但为满足各二级学院处室毕业设计等专门需要，各二级学院处室确需组织集中外出采购时，可派专人采购。采购回来的专业用书、明细、发票一同交到图书馆文献资源建设部进行验收、签字，否则学院不予报销。
 五、进、出库管理
⒈各二级学院处室不管以何种方式获得的图书都必须先进入图书馆的图书资料库，经图书馆分类、编目，进行财产登记并作好交接记录后进入各二级学院处室资料室。
 ⒉各二级学院处室资料室图书出现批注、污损、撕毁和遗失，视情节严重程度按图书馆《藏书保护与管理规章制度》进行赔偿，然后凭学院财务收据到图书馆办理注销手续。
 ⒊因工作需要，二级学院处室资料室的书刊需改变馆藏地址时，必须经图书馆作好交接备案记录。
  六、图书的日常管理
⒈各二级学院处室资料室每两年盘点一次。一般在4-5月份由图书馆组织人员进行，具体清点工作的要求与图书馆图书的清点工作要求相同，发生丢失时追究管理员责任。

⒉各二级学院处室资料室必须建立进书财产总账，并与图书馆的总账相符。
 ⒊管理员要妥善作好图书的保管工作，保持室内的通风，作好防虫、防蛀、防火等工作。
 ⒋各类报刊的管理。各二级学院处室资料室所属的上一年度的过刊，如需要长期保存，每年3月份按类整理好后交由图书馆负责帮助装订。装订后，返还资料室，作为典藏资料供教职工阅览。